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Die Qual der Wahl. Was ist die richtige Postverpackung?

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Dieses Problem werden die meisten kennen: Man möchte etwas über die Post oder DHL versenden und nun stellen sich vor dem Versand immer wieder dieselben Fragen: Mit welchem Briefumschlag oder Versandtasche verschicke ich meine Sendung? Wie viel darf der Inhalt wiegen und wie viel Porto kostet dies? Kommt meine Sendung sicher und unbeschadet an?

Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Postverpackungen in verschiedenen Größen, wodurch man schnell den Überblick verlieren kann. Oft greift man dann zur falschen Verpackung und bemerkt meist erst am Postschalter – nicht nur anhand des Portos – dass man die falsche Wahl getroffen hat. Dabei kann man mit der richtigen Wahl der Postverpackung einiges an Geld sparen. Besonders bei Unternehmen, die täglich in einer großen Menge über die Post versenden, spielt das Porto eine nicht zu unterschätzende Rolle. Deshalb ist es ratsam, vorab bereits beim Einkauf zu klären, welche Verpackung in Frage kommt und welche Alternativen es gibt.

In unserem folgenden Blogbeitrag geben wir Ihnen eine Übersicht über die unterschiedlichen Postformate und welche Versandlösung für welchen Inhalt die passende ist. Zudem führen wir Ihnen Tipps auf, wie Sie beim Postversand Porto sparen können.

 

Die richtige Wahl beim Briefversand

Vom Standardbrief über Großbrief bis hin zum Päckchen: Es gibt eine Vielzahl von Brieformaten in unterschiedlichen Größen, wodurch man schnell den Überblick verlieren kann. Auch im Hinblick auf das Porto gibt es hier enorme Unterschiede. Wir versuchen hier für Sie ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen.

 

Zunächst sollte man sich vor dem Postversand folgende Fragen stellen:

  • Wie groß bzw. welche Maße und Form weist das Produkt auf. Ist es beispielsweise rund oder eckig?
  • Wie viel wiegt mein Produkt?
  • Welche Produktart möchte ich über den Postweg versenden? Handelt es sich um gebundene Druckprodukte?

 

Die unterschiedlichen Briefformate

Wir geben Ihnen einen kleinen Überblick über die verschiedenen Postformate und worauf Sie bei deren Wahl achten sollten.

 

Der Standardbrief

Der Standardbrief, auch als „klassischer Amtsbrief“ bezeichnet, ist das gängigste Format, das für den Postversand genutzt und täglich millionenfach versendet wird. Das Gewicht darf beim Standardbrief inklusive Kuvert und Briefmarke 20g nicht überschreiten. Beim Standardbrief stellt sich also oft die Frage, mit wie viel Blättern die 20g bereits überschritten werden. Dies hängt auch immer von der Art des Papiers und seiner Dicke ab. Ein normales DIN-A4 Papier wiegt meist 80g/m², ein besseres etwa 90g/m². Mit einem Standardbrief können Sie mit normalem Papier von 80g maximal drei Blätter verschicken.

 

Aber auch beim Standardbrief gibt es unterschiedliche Briefkuverts. Die Umschläge sind wie beim Papier genormt. Da die Briefumschläge naturgemäß größer sein müssen als das Briefpapier, lehnt sich an die DIN-Norm des Papiers an. Wir haben Ihnen die wichtigsten hier aufgeführt:

  • Briefumschläge: Formatreihe DIN B (DIN B0 = 1000 x 1414 mm) und Formatreihe DIN C (DIN C0 = 917 x 1297 mm)

Wenn das Format DIN B0 vier Mal halbiert wird, dann erhält man das Format DIN B4 (250 x 353 mm). In diesen Umschlag können mehrere DIN A4 Blätter (210 x 297 mm) einlegt werden.

 

Die gängigsten Umschlaggrößen der DIN B Reihe:

  • DIN B6 = 125 x 176 mm (2 x gefaltetes DIN A4 Blatt – Postkartenformat)
  • DIN B5 = 176 x 250 mm (1 x gefaltetes DIN A4 Blatt)
  • DIN B4 = 250 x 353 mm (ungefaltetes DIN A4 Blatt)

 

 

Unser Tipp: Meist können drei Blätter problemlos im Standardbrief versendet werden. Wollen Sie jedoch auf Nummer sicher gehen, empfehlen wir Ihre Briefe mit einer Briefwaage zu wiegen. Beachten sollten Sie im auf jeden Fall, dass Briefumschlag und Briefmarke zum Gewicht des Briefs hinzugerechnet werden müssen.

Unsere Empfehlung: Briefumschlag Revelope®

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Die wichtigsten Merkmale des Standardbriefs

  • L: 14 – 23,5 cm
  • B: 9 – 12,5 cm
  • H: bis 0,5 cm
  • 20g Maximalgewicht
  • 0,70 EUR Porto/Stk.

 

Kompaktbrief

Der Kompaktbrief eignet sich dann, wenn man die gleichen DIN-Formate wie beim Standardbrief verwendet, jedoch der Inhalt mehrere Blätter enthält oder Papier mit einer besseren Qualität genutzt wird. Viele Geschäftsbriefe überschreiten deshalb schnell das Maximalgewicht des Standardbriefs, insbesondere dann, wenn beispielsweise ein Anhang mitgesendet wird. Bei einem normalen Papier können hier bis zu acht Blätter Papier als Kompaktbrief verschickt werden.

 

Die wichtigsten Merkmale des Kompaktbriefs

  • L: 10 – 23,5 cm
  • B: 7 – 12,5 cm
  • H: bis 1 cm
  • 50g Maximalgewicht
  • 0,85 EUR Porto/Stk.

 

Hier noch einmal kurz die wichtigsten Formate für Standard- und Kompaktbriefe in einer Übersicht:

  • der „klassische“ Amtsbrief im DIN lang-Format (C5/6)
  • DIN C6-Format, welches überwiegend für die Privatpost genutzt wird
  • DIN B6 und DIN C6/5-Briefumschlag
  • übliche Glückwunschkarten mit Kuvert aus dem Handel (20,9 x 10,5 cm)

 

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Weiterführende Informationen zu den gängigen DIN-Formaten finden Sie hier.

 

 

Unser Tipp: Falls Sie Papier in einer höheren Qualität bzw. mit einem höheren Gewicht verwenden, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie schnell das Gewicht eines Kompaktbriefs überschreiten. Machen Sie sich deshalb vorab Gedanken, wie viele Blätter der Brief enthält bzw. welche Papierqualität Sie verwenden möchten.

Unsere Empfehlung: Briefumschläge für DIN lang

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Der Großbrief

Der Großbrief ist eine Allzweckwaffe, da er für nahezu alle Formate zulässig und somit im Büroalltag nicht mehr wegzudenken ist. Insbesondere dann, wenn das DIN-A4 Papier nicht geknickt werden darf, wie zum Beispiel beim Versand einer Mappe bei Bewerbungen, Verträgen oder Zertifikaten. Im Großbrief können deshalb sämtliche Dokumente bis zu einem Gewicht von 500 g versendet werden.

 

Die wichtigsten Merkmale des Großbriefs

  • L: 10 – 35,3 cm
  • B: 7 – 25 cm
  • H: bis 2 cm
  • 500g Maximalgewicht
  • 1,45 EUR Porto/Stk.
Unser Tipp: Der Großbrief eignet sich auch für das kostengünstige Verschicken von Bücher- oder Warensendungen. Hier muss eine Versandtasche mit Einstecklasche verwendet werden, damit die Post die Sendung schnell öffnen und kontrollieren kann. Soll der Inhalt zusätzlich geschützt werden, dann empfehlen wir Ihnen eine Versandtasche mit Kanten- oder Polsterschutz.

Unsere Empfehlung: Briefumschläge für DIN A4

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Der Maxibrief

Den Maxibrief kann man auch als „schweren Bruder“ des Großbriefs bezeichnen, da er für die identischen Formate verwendet werden kann, jedoch dann zum Einsatz kommt, wenn die maximale Gewichtzahl von 500g überschritten wird. Der Maxibrief eignet sich vor allem beim Versand von Magazinen, Zeitschriften, Büchern, CDs/DVDs, Ersatzteilen oder Textilien, Geschäftsberichten oder auch längeren Seminar- oder Abschlussarbeiten.

 

Die wichtigsten Merkmale des Maxibriefs

  • L: 10 – 35,3 cm
  • B: 7 – 25 cm
  • H: bis 5 cm
  • 1000 g Maximalgewicht
  • 2,60 EUR Porto/Stk.

 

Unser Tipp: Kleinere und mittelgroße Waren von bis zu 1000g können auch in der Regel als Maxibrief versendet werden. Dadurch spart man sich das Porto beim Päckchen. Hier sollten Sie jedoch eine Versandtasche verwenden, die aus reißfestem und gepolstertem Material besteht, da die Versandtasche durch das Gewicht des Inhalts schnell in Mitleidenschaft gezogen werden kann. Hier empfehlen wir Ihnen Versandtaschen mit Polsterschutz oder aus Vollpappe. Auch Päckchen können neben Versandtaschen als Maxibrief versendet werden, wenn die Schachtelgröße die erforderlichen Maße nicht überschreitet.

Unsere Empfehlung: Papierpolstertasche Premium.

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Eine sehr schöne Übersicht zu den Vorschriften bzgl. Maßen, Gewicht und dem zu zahlenden Porto finden Sie auch in unserem Webshop.

 

Päckchenversand

Beim Päckchen werden meist kleinere Sendungen verschickt, bei dem ein Briefversand nicht in Frage kommt. Dies kann am Gewicht oder an den Außenmaßen liegen, die die gängigen Vorschriften beim Briefversand überschreiten. In den meisten Fällen handelt es sich beim Päckchen um Sendungen, bei denen eine Ware vor einer mechanischen Beschädigung geschützt werden soll. Deshalb eignet sich ein Päckchen insbesondere beim Versand von empfindlichen Waren.


Die wichtigsten Merkmale beim Päckchenversand

  • L: bis 600 mm
  • B: bis 300 mm
  • H: bis 150 mm
  • 2 kg Maximalgewicht
  • 4,00 EUR Porto/Stk.

 

Unser Tipp: Für Päckchen mit den Abmessungen von maximal 375x300x135 mm bietet DHL das Pluspäckchen an. Hier darf ein Päckchen ein Gewicht von bis zu zehn Kilogramm besitzen und kostet 5,99 Euro Porto.

Unsere Empfehlung: Automatikkarton mit Selbstklebung Economy

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Die Büchersendung

Wer Bücher mit der Post versenden möchte, kann hier einiges an Porto einsparen, da eine Büchersendung günstiger ist als das Versenden von Päckchen oder Paketen. Die Büchersendungen unterliegen jedoch einigen Vorgaben. Die wichtigste Vorgabe ist hierbei der offene Versand. D.h. , dass die Versandtaschen leicht zu öffnen sein müssen, da die Post bei der Büchersendung stichprobenartige Kontrollen durchführt.

Folgende Drucksachen können als Büchersendung verschickt werden:

  • Bücher, Notenblätter, Broschüren oder Landkarten mit einem Maximalgewicht von 1.000 g. Der versendete Inhalt darf nicht geschäftlichen Zwecken dienen.

Achtung: Zeitungen und Zeitschriften können nur dann als Büchersendung versendet werden, wenn sie innerhalb Deutschlands herausgegeben und direkt vom Händler verschickt werden. Kalender können nur dann als Büchersendung verschickt werden, wenn in ihm Textteile (redaktionelle Teile, nicht nur Bildunterschriften) enthalten sind und nach dem äußeren Erscheinungsbild als Buch anzusehen sind. Die Kalender dürfen nur eine seitliche Heftung besitzen. Wenn im Kalender ausschließlich ein Kalendarium enthalten ist und er eine Kopfheftung aufweist, dürfen sie nicht als Büchersendung versendet werden.

Auch die Beilagen einer Büchersendung unterliegen bestimmten Vorschriften. Als Beilagen gelten Rechnungen, Umschläge für Rückantworten, Leihkarten und Rechnungsvordrucke. Druckwerke werbender Natur oder Geschäftsberichte gewerblicher Unternehmen sind hiervon ausgeschlossen.

 

Die wichtigsten Merkmale bei Büchersendungen

  • Mindestmaße: L x B: 100 x 70 mm
  • Höchstmaße: L x B: 353 x 300 mm
  • Maximalhöhe: 150 mm
  • 1 kg Maximalgewicht (Maxi) und 500 g (Groß)
  • Porto 1,00 EUR (Groß) oder 1,65 EUR (Maxi)
  • Aufschrift „Büchersendung“ muss oberhalb der Anschrift angegeben werden

 

 

Unser Tipp: Damit die Bücher während des Versands nicht verrutschen oder beschädigt werden, empfehlen wir Ihnen die Luftpolstertasche Arofol®. Diese kann ganz einfach mit Messingklammern verschlossen werden. Dies garantiert, dass die Post Stichproben vornehmen kann.Die detaillierten Vorschriften für eine Büchersendung können Sie hier einsehen.

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Unsere Empfehlung: Luftpolstertasche Arofol®

 

Das Versenden von Versandrohren

Beim Versand von langen Gegenständen wie Postern, Plänen, Stativen oder Skiern kommen aufgrund ihrer Form nur Versandrohre, Versandhülsen oder lange Kartons in Frage. Der Nachteil hierbei ist jedoch, dass diese Verpackungen bei der Post als Sperrgut gelten und somit hohe Portokosten verursachen.

 

Unser Tipp: Nutzen Sie für den Versand von Versandrohren und -hülsen die von der Deutschen Post zugelassene Post-Manschette, durch die der Beförderungszuschlag der Post/DHL (1,50 €) entfällt.

Unsere Empfehlung: Post-Manschette (Förderhilfe)

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Rolle als Päckchen

  • Porto: 4,50 EUR
  • Mindestmaße: Länge 15 cm, Ø 5 cm
  • Höchstmaße: Länge 90 cm, Ø 15 cm
  • Höchstgewicht: 2 kg
Rolle als Paket

  • Porto: 6,99 EUR
  • Mindestmaße: Länge 15 cm, Ø 5 cm
  • Höchstmaße: Länge 120 cm, Ø 15 cm
  • Höchstgewicht: 5 kg

 

Warensendung

Warenlieferungen, die nicht am nächsten Tag bei Ihren Kunden sein müssen, können Sie mit der Postversandart „Warensendung“ zu günstigen Tarifen verschicken. Warensendungen erreichen den Empfänger in der Regel spätestens vier Tage nach der Einlieferung. Als Warensendung können Sie alle Produkte verschicken, die für den Verkauf bestimmt sind. Zusätzliche Informationen wie zum Beispiel Rechnungen, Gebrauchsanweisungen oder unpersönliche Mitteilungen können beigelegt oder auf der Verpackung angebracht werden.

 

Warensendung Kompakt

  • Porto: 0,90 EUR
  • L: 10 cm – 35,3 cm
  • B: 7 cm – 30 cm
  • H: bis 15 cm
  • Höchstgewicht: 50g
Warensendung Groß

  • Porto: 1,90 EUR
  • L: 10 cm – 35,3 cm
  • B: 7 cm – 30 cm
  • H: bis 15 cm
  • Höchstgewicht: 500g
Warensendung Maxi

  • Porto: 2,35 EUR
  • L: 10 cm – 35,3 cm
  • B: 7 cm – 30 cm
  • H: bis 15 cm
  • Höchstgewicht: 1 kg

 

 

Unser Tipp: Bitte beachten Sie, dass Verpackungen, die Sie portovergünstigt zum Versand von Warensendungen einsetzen möchten, wichtige Bedingungen erfüllen müssen: Bis zu einem Versand von 100 Warensendungen müssen die Verpackungen jederzeit ohne Beschädigung der Sendung von der Post zu öffnen und zu schließen sein.Hier empfehlen wir eine Verpackung, die sich leicht öffnen und wieder verschließen lässt. Die Rollenform ist bei Warensendungen nicht zugelassen. Warensendungen müssen die Aufschrift „Warensendung“ tragen.

Unsere Empfehlung: Klappschachtel Economy

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Die Verschlussmöglichkeiten

Insgesamt gibt es beim Briefversand vier verschiedene Verschlussmöglichkeiten.

    • Nassklebeumschläge
    • Haftverschluss
    • Selbstklebende Briefumschläge
    • Revelope

 

Unser Tipp: Briefe mit Haftverschluss oder selbstklebende Briefe erleichtern den Büroalttag, da hier kein lästiges Anfeuchten wie bei den Nassklebeumschlägen vonnöten ist, sondern lediglich der Schutzstreifen abgezogen und der Briefumschlag zugeklebt werden kann. Der Nachteil beim selbstklebenden Briefumschlag ist die Klebedauer von einem Jahr, wohingegen sie beim Haftverschluss fünf Jahre beträgt. Die Revelope-Klebetechnik nutzt die Vorteile der selbstklebenden und haftklebenden Verschlusstechnik, indem sie eine lange Klebedauer ohne abzuziehenden Schutzstreifen miteinander verbindet.

Unsere Empfehlung: Briefumschlag Revelope®

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Wie Sie anhand des Beitrags nachlesen konnten, lohnt es sich bei der Postverpackung sich vorab Gedanken zu machen, wie Sie ihren Inhalt über den Postweg versenden möchten und welche Alternativen Ihnen hierfür zur Verfügung stehen. Denn letztendlich kann man dadurch einiges an Porto sparen.

 

Weiterführende Informationen:

      • http://www.paradisi.de/Freizeit_und_Erholung/Wohnen/Briefkaesten/Artikel/22485_Seite_3.php
      • http://www.geldsparen.de/sparen/Wohnen/postagenturen-selbst-ist-der-verbraucher-3.php
      • http://www.paketda.de/logistik-sparversand.php
      • http://www.helpster.de/kompaktbrief-versenden-so-berechnen-sie-das-porto_16465
      • http://www.brief-wechsel.de/posts/wie-viel-porto-fur-welche-anzahl-blatter
      • http://www.wissen-info.de/tabelle/briefformate.php
      • http://www.kommunikationsblog.de/versandtaschen-und-briefumschlaege-fuer-eine-erfolgreiche-kommunikation-nach-aussen/
      • http://www.portokalkulator.de/portokalkulator/std
      • https://www.deutschepost.de/de/w/warensendung.html
      • https://www.deutschepost.de/de/b/buechersendung_national.html

 

Über den Autor

Jonas Fischer

Ich bin seit 2015 als Content Manager bei ratioform tätig. Die Welt der Verpackung ist aufgrund der Digitalisierung sehr spannend und abwechslungsreich. In meiner Freizeit spiele ich Basketball und gehe gerne Wandern in den Bergen.

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