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Tipps und Tricks zum Thema Archivierung

Komplett papierlose Büros sind momentan in vielen Unternehmen noch Wunschgedanken. Noch gibt es überall zu viele Dokumente, die ausgedruckt und archiviert werden. Ganzheitlich darauf zu verzichten und rein digital alle Unterlagen zu speichern, stellt Firmen vor große Herausforderungen. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, dass Dokumente aus Papier systematisch und geordnet abgelegt werden. Dies sind beispielsweise Verträge, Bestellungen, Korrespondenzen oder Dokumentationen. Wie Ihnen die perfekte Archivierung gelingt, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Foto: Mr Cup / Fabien Barral on Unsplash

 

Allgemein versteht man unter Archivierung die kontrollierte und systematische langfristige Speicherung von Dokumenten und Daten. Archive sind entweder Einheiten, in denen Archivgut aufbewahrt, benutzbar gemacht und erhalten wird oder Gebäude beziehungsweise Räumlichkeiten, in denen ein Archiv oder Archivgut untergebracht ist. In Abgrenzung dazu sind digitale Archive Informationssysteme, die digitale Ressourcen speichern und einer bestimmten Benutzergruppe verfügbar gemacht werden. Archive unterscheiden sich in folgende Typen: 

  • Bundesarchiv mit Unterlagen der zentralen Behörden und Einrichtungen des Bundes
  • Staatsarchive der Bundesländer mit Unterlagen der Bezirksregierungen und staatlichen Schulaufsichten 
  • Kommunale Archive: Archive der Kreise, Städte und Gemeinden 
  • Kreisarchive mit Unterlagen der Behörden und Dienststellen in den Kreisen
  • Archivämter: diese haben den Auftrag kommunale, kirchliche und private Archive zu unterstützen und beraten
  • Kirchenarchive der evangelischen und katholischen Kirche
  • Privatarchive: Herrschafts-, Haus- und Familienarchive
  • Wirtschaftsarchive mit Unterlagen von Unternehmen, Kammern, Verbänden und Persönlichkeiten der Wirtschaft 
  • Parlaments- und Parteienarchive: Dokumentationen der parlamentarischen Arbeit 
  • Medienarchive: Archive von Medienunternehmen mit dessen Produkten
  • Hochschularchive: Schriftgüter der Hochschulverwaltung, Fakultäten und Instituten, studentischen Gremien und Nachlässe bedeutender Gelehrter

Foto: Samuel Zeller on Unsplash

 

Natürlich gibt es über diese Typen hinaus in jedem Unternehmen bestimmte Ausprägungen von Archiven. Das sind beispielsweise eigene Räumlichkeiten mit abgelegten Dokumenten der ganzen Firma, Büroschränke mit wichtigen Unterlagen der Abteilung oder das eigene Ablagefach des Mitarbeiters auf dem Schreibtisch. Rechtlich relevante Dokumente, wie wichtige Verträge müssen während ihres gesamten Lebenszyklus (vom Zeitpunkt der Erstellung oder des Erhalts bis hin zur Entsorgung) verwaltet werden. Ein Lebenszyklus teilt sich in folgende vier Phasen auf: aktiv, halbaktiv, Archivierung und Entsorgung. Gesetzlich müssen wichtige Unterlagen zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfristen hängen von zwei Rechtsgrundlagen ab: Steuer- und Handelsrecht. Die Abgabenordnung (AO) regelt steuerlich die Aufbewahrungspflichten. Das Handelsgesetzbuch (HGB) enthält entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Für Betriebe sind vor allem steuerliche Vorschriften relevant. 

Dokumente sollten in jedem Fall ausreichend lang archiviert werden, dass sie im Falle einer Unternehmensprüfung auffindbar sind. Selbst für kleinste Unternehmen gilt dies. Falls sie nicht auffindbar sind, drohen im schlimmsten Fall Schließung, Lizenzverlust oder sogar Haft. Umso wichtiger ist demnach die systematische Ordnung und Archivierung der betrieblichen Ablage. 

 

Tipps zur effektiven Archivierung:

  • Sortierung der Dokumente nach Themen, Zeit und Wichtigkeit
  • Archivierung mit eindeutiger Projektbezeichnung oder konkretem Dokumenteninhalt
  • Vermeidung von Doppelbenennungen
  • Archivierung im bestmöglichen Format und Medium
  • Systematische Entsorgung nicht mehr benötigter Dokumente nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht – Ablage „P“ also Papierkorb nutzen (zum Beispiel bei Broschüren)
  • Zusätzliche Sicherung von existentiell wichtigen Daten im Falle einer Betriebsstörung oder bei einem Unglücksfall

 

Die wichtigsten Archivierungssysteme auf einen Blick: 

  • Aktenordner sind die kleinsten und auch wichtigsten Bestandteile eines Archivierungssystems. Dokumente lassen sich in den Ordnern in verschiedene Themengebiete gliedern. Das gängigste Format ist DIN A4. Neben weiteren Formaten gibt es unterschiedliche Farben. Mit Hilfe von auswechselbaren Rückenschildern können Akten übersichtlich beschriftet und gekennzeichnet werden. 
  • Hängeregister mit Aufhängung zur platzsparenden Ablage von Dokumenten. Diese sind in zwei Ausführungen im A4 Format erhältlich: Als Hängehefter zum Abheften von gelochtem Schriftgut und als Hängetasche zum Einlegen von ungelochten Dokumenten. 
  • Archivkartons: diese sind besonders praktisch für Akten, die nicht täglich benötigt, aber trotzdem archiviert werden müssen. Sie sind einfach aufzurichten und können durch die verstärkten Tragegriff leicht fortbewegt werden. Außerdem sind sie sehr stabil und können einfach aufeinandergestapelt werden. Archivkartons benötigen eine klare Kennzeichnung, dass Dokumente schnell wiedergefunden werden. 
 

Zukunftsmusik: papierlose Büros

Es gibt einige Gründe, die für papierlose Büroräume sprechen. Papierablagen nehmen enorm viel Platz in Büros ein, da eigene Regale, Schränke oder Ordner bereitgestellt werden müssen. Außerdem muss sich idealerweise eine Person in dem Archiv perfekt auskennen, um auch nach Jahren noch Dokumente herauszusuchen. Die zentrale und digitale Speicherung von Dokumenten ermöglicht durch Suchfunktionen ein schnelleren und unkomplizierten Zugriff. So können Dokumente direkt an andere Mitarbeiter, Steuerberater oder Ämter weitergeleitet werden und dies von jedem Ort der Welt aus. Digitale Archivierung passt sich perfekt dem flexiblen Arbeitsleben an, wo von unterschiedlichen Orten aus gearbeitet wird. Über wegfallende Druck- und Kopierkosten hinaus, schonen digitale Archive die Umwelt, da weniger bis gar kein Papier verbraucht wird. 

Rechnungen und Belege, die für das Finanzamt interessant sind, genügen ebenfalls in digitaler Form, oftmals ist dies sogar erwünscht. Trotzdem gibt es zum ordnungsgemäßen Scannen und zur Speicherung rechtliche Vorschriften, nach denen gehandelt werden muss. Diese sind in den Grundsätzen „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“¹ des Bundesministerium der Finanzen festgelegt. Diese legt fest, dass Dateien technisch unverändert bleiben müssen. Einzelne Dokumente sollen auch einzeln aufrufbar sein und nicht nur als Sammeldokument. 

 

Ganz ohne Archivierung geht es nicht

Urkunden und Verträge, die besonders wichtig oder eventuell streitbar vor Gericht sind, sollten Unternehmen auf jeden Fall in Papierform aufbewahren und archivieren. Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile mit extra gesicherten Prägungen werden vor Gerichten und Behörden nur in Papierform akzeptiert. Dokumente mit Wasserzeichen, Siegeln, Nieten oder Schnüren sind generell digital nicht zulässig und müssen im Original vorlegen. 

Die Beispiele zeigen, dass eine komplett digitale Archivierung nicht möglich ist. Es gibt bestimmte Dokumente in einem Unternehmen, die auf jeden Fall in ihrem Originalzustand archiviert werden müssen. Mit der richtigen und systematischen Ordnung und Archivsystemen stellt allerdings die korrekte Aufbewahrung und das Wiederfinden kein Problem mehr da. 

 

Quellen:

  • ¹ http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=1
  • http://www.lwl.org/westfaelische-geschichte/portal/Internet/input_felder/langDatensatz_ebene4.php?urlID=201&url_tabelle=tab_websegmente 
  • http://blog.otto-office.com/archivierung
  • http://www.fellowes.com/de/de/solutionscenter/Pages/what-is-records-management.aspx 
  • http://blog.otto-office.com/archivierung
  • https://www.impulse.de/recht-steuern/rechtsratgeber/elektronische-archivierung/2133967.html 
  • https://www.jawoll.de/magazin/buero/korrekt-archivieren-das-muessen-sie-wissen/ 

Über den Autor

Laura Trinkl

Seit 2016 als Junior Online Marketing Managerin an Bord bei ratioform. Die Verpackungsbranche finde ich sehr spannend, da sie in der digitalen Welt immer wichtiger werden wird. Privat laufe ich gerne und schreibe darüber auf meinem eigenen Blog.

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