Vom Homeoffice zum Schredder: ratioform verpackt Dokumente DSGVO-konform auf dem Weg zur Aktenvernichtung

Projekt: Konzeption und Lieferung einer Transportverpackung für MAMMUT Deutschland, mit der vertrauliche Dokumente sicher aus dem Homeoffice zur Aktenvernichtung gelangen

Branche: Akten- und Datenvernichtung

Aufgabe: Gestaltung einer Transportverpackungslösung, mit der Kunden von MAMMUT Deutschland vertrauliche Dokumente und Akten aus dem Homeoffice zur Aktenvernichtung schicken können

Leistungen:

  • Beratung von MAMMUT Deutschland bei der Auswahl von geeigneten Transportboxen und nachhaltigen Materialien
  • Konzeption einer Verpackungslösung, um DSGVO-konforme Sicherheit und Nachvollziehbarkeit bei der Dokumentierung zu ermöglichen
  • Lieferung von recycelbaren Readyboxen in einer speziell an Aktenordner angepassten Größe

Ergebnisse:

  • MAMMUT Deutschland bezieht das komplette Verpackungskonzept (Readyboxen mit Sicherheitsinlays und Sicherheitssiegelbändern) aus einer Hand und gewährleistet so einen DSGVO-konformen Service
  • Kunden können in größenangepassten Readyboxen einfach bis zu acht Ordner auf einmal zur Aktenvernichtung schicken
  • Readyboxen werden gemeinsam mit Akten und Dokumenten geschreddert und recycelt und sind damit besonders ressourcenschonend

ratioform konzipiert hochstabile Transportboxen, mit denen die Kunden von MAMMUT Deutschland vertrauliche Dokumente und Akten einfach und datenschutzkonform zur Aktenvernichtung senden können. Die in Hamburg ansässige MAMMUT Deutschland GmbH und Co. KG ist ein bundesweit führender Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung. Die silbernen Aktencontainer, die regelmäßig von MAMMUT entleert werden, sind fester Bestandteil vieler Konzerne und Unternehmen sowie Kanzleien und Arztpraxen. Die gesammelten Akten werden in nahgelegenen Niederlassungen geschreddert und als Rohstoffe anschließend umwelt- und ressourcenschonend recycelt. Das Arbeiten im Homeoffice während der Corona-Pandemie erfordert aber eine neue Lösung für das Sammeln der sensiblen Dokumente: Laut einer Bitkom-Studie bearbeitet seither fast die Hälfte aller Angestellten vertrauliche Dokumente zu Hause. Gemeinsam mit den Verpackungsexperten von ratioform konzipiert MAMMUT eine neue Transportlösung. Die stabilen Readyboxen von ratioform ermöglichen MAMMUT nun weiterhin einen datenschutzkonformen Service und den sicheren Versand direkt aus dem Homeoffice zum Schredder.  

Ausgangsituation

„Vor der Pandemie gehörte zu unserem Service vor allem, Akten und Daten DSGVO-konform von unseren Kunden abzuholen und für sie zu vernichten. Corona hat natürlich einiges verändert“, sagt Klaus Dräger, Geschäftsführer von MAMMUT Deutschland. Also entwickelt MAMMUT eine neue Lösung, mit dem vertrauliche Unterlagen per Kurier aus den Homeoffices der Kunden direkt zur Aktenvernichtung geliefert werden. Eine besondere Herausforderung ist dabei die Verpackung: Denn beim Versand stellt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hohe Anforderungen an Sicherheit, Nachverfolgbarkeit und Stabilität.

 Anforderungen und Konzept

Stabile Kartons, die sich schreddern lassen
„Wir schicken unseren Kunden jetzt Kartons, die sie mit ihren Akten und Dokumenten füllen und dann an uns zurückschicken. Deshalb muss so ein Karton natürlich vor allem eines sein: stabil. Er muss den hohen Belastungen beim Versand standhalten – auch, wenn zum Beispiel scharfkantige Ordner transportiert werden”, betont Klaus Dräger. „Als Recycling-Dienstleister ist für uns das Thema Nachhaltigkeit ein wichtiger Wert. Daher haben wir eine Transportverpackung gesucht, die wir am besten gleich mit den Akten zusammen schreddern und recyceln können.” ratioforms Verpackungsspezialisten beraten MAMMUT und empfehlen dem Aktenvernichtungs-Unternehmen die Readybox. Dank selbstklebendem Deckel können die Kunden im Homeoffice die liegend zugesendeten Kartons mit wenigen Handgriffen aufrichten, befüllen und für den Versand zum Schreddern sicher verschließen. Versiegelt mit Sicherheitssiegelbändern erfüllt die Verpackung die Anforderungen der DSGVO zur Nachvollziehbarkeit. Ein Sicherheitsinlay sorgt dabei für maximale Stabilität – auch wenn es beim Transport hektisch zugeht.

Lösung

Schwere Ordner in stabilen Readyboxen
„Die Readyboxen haben wir mit Sicherheitsinlays verstärkt. Die Inlays fixieren die Aktenordner und Dokumente in den Kartons. So vermeiden wir, dass etwas verrutscht und sich scharfe Ordnerkanten durch den Karton bohren“, sagt Sven Buck, Area Sales Manager bei ratioform. „Wir haben die Verpackung ausgiebig getestet. Auch beim Sturz aus zwei Metern Höhe bleibt die Umverpackung bestens intakt.“ Versiegelt wird die Verpackung mit fortlaufend nummerierten Sicherheitssiegelbändern, die auch beim Zoll zum Einsatz kommen. Bei Anlieferung der Pakete prüfen die Mitarbeiter von MAMMUT in einem speziellen Sicherheitsbereich, ob die Bänder intakt sind. So ist sichergestellt, dass bis zur Vernichtung niemand Zugriff auf die Unterlagen erhält. Die versiegelten Readyboxen werden dann komplett zusammen mit den Dokumenten geschreddert und recycelt.

Kundennutzen

Service aus einer Hand
MAMMUT bezieht die vollständige Verpackungslösung aus einer Hand. Dank der ausgefeilten Transportverpackungslösung von ratioform kann MAMMUT seinen Kunden einen umfassenden Service für Mitarbeiter im Homeoffice bieten, der höchste Ansprüche an Datenschutz erfüllt. Dabei schont die Verpackung die Umwelt: Die Kartons bestehen komplett aus recyclingfähigen Faserwerkstoffen. Dank dem sehr geringen Kunststoffanteil der Sicherheitssiegelbänder erfüllt die Verpackungslösung die Vorgaben der Partner, mit denen MAMMUT beim Thema Recycling zusammenarbeitet. So lässt sich die Verpackung einfach zusammen mit den geschredderten Akten dem Wertstoffkreislauf zuführen.

Das sagt Mammut Deutschland

Das Gesamtpaket stimmt
„ratioform wurde uns von Kunden empfohlen, was natürlich schon ein Grundvertrauen schafft. Wir haben uns mit den Verpackungsspezialisten zusammengesetzt und das Gesamtpaket stimmte einfach. ratioform hat uns hervorragend beraten und sehr schnell zum Ziel gebracht. Für all unsere Ansprüche können sie uns eine Lösung anbieten, wir müssen keine Kompromisse machen – das können wir beim Datenschutz schließlich auch nicht.“

 

 

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